Estos valores y criterios se incorporan en nuestra Política Antisoborno y en el Código de Conducta, los cuales, junto con las normas y procedimientos internos desarrollados, dan cumplimiento a las obligaciones de control y supervisión con las que estamos fuertemente comprometidos. Al mismo tiempo, en estos documentos se prevé la figura del Comité de Transparencia, que es el encargado de supervisar el cumplimiento de las normas de conducta.

En este sentido, en EQUIPETROL no toleramos ninguna clase de incumplimientos de la legislación aplicable, de la Política Antisoborno, el Código de Conducta o el resto de normativa interna de aplicación.

Con el objeto de fomentar el cumplimiento de la legalidad y de las normas de conducta establecidas en la Política Antisoborno y en el Código de Conducta, así como en las normas y procedimientos que los desarrollan, en EQUIPETROL hemos creado un canal externo de comunicación y denuncia para permitir la notificación de cualquier tipo de conducta o irregularidad real o potencial que se advierta por parte de cualquier miembro o socio de EQUIPETROL.

Le agradecemos que nos indique cualquier tipo de detalle del que disponga (fechas, nombres, lugares, etc.) y que pueda ayudarnos en un posible proceso de investigación interno, a fin de tener las máximas evidencias posibles.

Asimismo, le informamos de que hemos establecido procedimientos internos para garantizar la confidencialidad de las comunicaciones recibidas y la protección de cualquier persona que, bajo el principio de buena fe, nos comunique cualquier cuestión que pueda ser útil a EQUIPETROL.

¿Qué es un canal de denuncias?
El canal de denuncias de EQUIPETROL es un mecanismo interno de nuestra empresa que sirve para que cualquier persona pueda poner en nuestro conocimiento la posible comisión, en nuestro seno o en nuestro perjuicio, de actos contrarios a la ley, así como las posibles infracciones de nuestra Política Antisoborno y/o del Código de Conducta.¿Qué denunciar?
A través del Canal de denuncias de EQUIPETROL se puede comunicar/denunciar toda conducta sospechosa de fraude, corrupción, colusión, coimas, robos y cualquier otro delito semejante, así como infracciones éticas por parte de cualquier miembro de EQUIPETROL, directivos, gerentes, representantes, distribuidores, proveedores o cualquier otra persona o empresa relacionada.

Las denuncias o comunicaciones pueden tratar de sospechas o conductas tanto de los trabajadores de nuestra propia empresa o de estos en colusión con externos, como de hechos cometidos enteramente por empresas o personas externas, en nuestro perjuicio.

¿Por qué denunciar?
En primer lugar, porque los delitos internos afectan gravemente el patrimonio y a la reputación de EQUIPETROL y ello, tarde o temprano, repercute en los trabajadores: un solo fraude o acto indebido puede producir pérdidas que obliguen a EQUIPETROL a reducir su planta de trabajadores, sus sueldos u otros beneficios. En los casos más graves, uno solo de estos delitos ha significado la quiebra de algunas organizaciones. En este sentido, ayudar a evitar estos delitos es, en definitiva, proteger la seguridad de su propio puesto de trabajo y el de sus compañeros.

En segundo lugar, porque la denuncia a través de este canal constituye la forma más eficaz de detectar este tipo de delitos.

Por último, porque este servicio de denuncia fue desarrollado por EQUIPETROL precisamente para que personas como usted nos ayuden a detectar los delitos o faltas éticas que puedan estar ocurriendo en nuestro seno o en las operaciones que mantenemos con otras empresas o personas.

¿Se pueden hacer denuncias anónimas?
PRIMERA OPCIÓN: Sí, admitimos el envío de denuncias sin indicar datos personales. El anonimato es una opción del denunciante, no una obligación.

Un gran porcentaje de personas que utiliza canales de denuncias como este se identifica voluntariamente, generalmente porque quieren dejar claro que no aceptan las conductas que denuncian y no temen decirlo ni ofrecer su testimonio.

Recuerde que, junto con el anonimato, EQUIPETROL se ha comprometido igualmente con una política de tolerancia cero frente a las represalias, presiones u hostigamientos respecto del denunciante de conductas indebidas.

Tenga en cuenta que, la aportación de unos datos de contacto, incrementa las posibilidades de éxito en la gestión de las denuncias, al permitirnos preguntarle acerca de detalles cuya relevancia tal vez usted ignore, así como responder sus dudas y disipar posibles recelos acerca de este proceso.

Sin embargo, es igualmente legítimo que algunas personas que, queriendo denunciar prácticas ilegales o no éticas de las que tienen noticia, no pueden o no quieren arriesgarse a perder su anonimato. Esto también es respetable y, desde luego, es también enormemente útil y necesario. Grandes fraudes corporativos suelen descubrirse a partir de denuncias anónimas.

 

SEGUNDA OPCIÓN: No, para que se pueda formular una denuncia a través de este canal es necesario que el denunciante se identifique con su nombre y apellidos y aporte algún dato de contacto, a fin de poder contactar, en caso necesario, para ampliar la información sobre los hechos denunciados.

¿Me veré protegido?
El temor es muchas veces comprensible, especialmente cuanto más grave y más cercana es la situación que se denuncia. Pero la labor de EQUIPETROL es, precisamente, brindar garantías de que no hay nada que temer y de que usted no va a ser obligado a ofrecer ninguna información que no desee.

En EQUIPETROL prohibimos estrictamente cualquier represalia contra los denunciantes. La denuncia sobre una preocupación realizada de buena fe no se verá expuesta a ninguna sanción, independientemente de si se prueba finalmente que los hechos comunicados son correctos o tienen alguna consecuencia.

¿Qué debo incluir en una denuncia?
En la denuncia puede incluir información tal como registro de sucesos, disquetes, discos duros, emails, etc. Es aconsejable acompañar la denuncia de un relato cronológico y exhaustivo de los hechos.

Recuerde, cuanta más información y más detallada sea, más fácil será llegar a la verdad de los hechos, para que podamos emprender las medidas oportunas.

¿Se puede denunciar un hecho sin tener pruebas?
ÚNICAMENTE pueden admitirse denuncias que estén fundadas en la existencia de indicios racionales de la comisión de un acto ilegal y/o contrario al Código de Conducta, a la Política Antisoborno y a la restante normativa interna de EQUIPETROL.

Por lo tanto, es imprescindible que las denuncias presentadas estén basadas en pruebas, preferiblemente documentales, aunque también son admisibles las pruebas testificales -incluido el testimonio del propio denunciante- e instrumentos de reproducción de palabras, imágenes y sonidos.

En todo caso, es importante advertir que resulta esencial que las pruebas se hayan obtenido por el denunciante de FORMA LÍCITA.

¿Qué ocurre si una denuncia es falsa?
Las denuncias DEBEN ser veraces y realizarse de buena fe.

Advertimos de que la formulación de denuncias falsas podría ser constitutiva de los delitos de calumnias y de injurias.

Desde EQUIPETROL podremos adoptar las medidas legales que correspondan contra la persona que formule una denuncia falsa o de mala fe. En tales casos, podremos incluso revelar al denunciado los datos de la persona que haya formulado una denuncia falsa para que el perjudicado pueda, si lo estima oportuno, iniciar acciones legales contra el denunciante de mala fe.

¿Se va a informar al denunciado de que existe una denuncia en su contra?
Sí, en caso de que, tras el proceso de investigación, se considere que el hecho denunciado supone un incumplimiento/irregularidad no tolerable por parte de EQUIPETROL. En tales supuestos, se pondrá la denuncia en conocimiento del denunciado tan pronto como se hayan realizado las comprobaciones y las averiguaciones oportunas.
En ningún caso -salvo denuncias de mala fe- se pondrán en conocimiento del denunciado los datos personales del denunciante, si este los aporta.

¿Cómo puedo controlar el progreso de la investigación relacionada con mi denuncia?
Tras completar la denuncia, el Canal de denuncias EQUIPETROL le facilita un N. º DE REFERENCIA al denunciante, de tal forma que se confirma su recepción.

El denunciante siempre podrá acceder a nuestro canal y consultar el estado de la denuncia.

¿Qué consecuencias puede tener una denuncia interna si se comprueba que existen indicios racionales de la comisión de un acto ilegal o contrario al Código de Conducta?
Si del expediente al que diera lugar la denuncia resultase evidente la existencia de indicios racionales de la comisión, en el seno de EQUIPETROL o en nuestro perjuicio, de un acto o actos contrarios a la Ley o al Código de Conducta, a la Política Antisoborno y/o al resto de nuestra normativa interna, en primer lugar, la empresa adoptará con carácter inmediato todas las medidas que sean necesarias para poner fin a tales actos y/o para evitar que ocurran.

En segundo lugar, en función de la gravedad de los hechos, desde EQUIPETROL podremos decidir, además, iniciar las acciones legales que correspondan contra la persona o personas presuntamente responsables de los mismos, presentando querella, denuncia o demanda ante los Tribunales de Justicia, la Fiscalía o las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado.